雅芳AVON最新审计流程—2018版
2018-01-07 13:47 作者:admin
A. 计划安排：
应向采购/产品开发部 (PD) 提交填妥的《工厂明细表》供其审阅。对于 F&H 供应商，所有新的审计申请在提交以备审计之前，将先由采购/产品开发部进行审批。收到填妥的《工明细表》后，本地的必维计划员或雅芳代表将联系工厂确认所报告的雅芳产品生产位置并安排初步监督考察。他们会给工厂联系人提供一星期的时间范围，审计将在这一周时间内进行。在雅芳要求下，计划员不得向工厂代表透露确切的审计日期。在给定的审计时间范围内及审计的当天，请确保至少有一位工厂的管理团队成员在场提供相关文件并允许对工厂进行全面审计。即使工厂所有者或联系人无法到场的情况下，必维或雅芳代表也要能够进行全面的监督考察。如工厂在监督考察日之前 72 小时内取消审计，将视为拒绝访问。这种情况下，工厂应支付全部费用且仍需接受审计。
请注意，您提供的工厂信息将按保密信息处理，仅会在必要时向雅芳人员透露。工厂信息将会转交给必维等指定的第三方进行计划管理。
B. 审计执行：
审计将由必维审计员或雅芳内部人员在计划安排流程中所达成的一星期时间范围内未明确告知的某一天执行。
工厂管理层应根据审计情况，审阅《文件请求单》（附表 5）并确保相关文件在审计窗口（通知的一星期时间范围）内可用。管理层 – 包括工厂经理、相关人力资源人员和会计人员 – 在审计期间也应尽可能随时可到场。务必让必维审计员和/或雅芳人员能无限制进入工厂所有区域、获得所有相关文件并能随机挑选员工进行单独访谈。拒绝让审计员和/或雅芳人员获取任何所需审计元素将会导致审计总评为红色。
管理层可以根据工厂的位置和大小让两个监督员在工厂停留一天或一个监督员停留两天，就工厂对雅芳的《供应商行为准则》和地方法律是否合规进行评估。在审计期间，监督员将执行如下事务：
• 与管理层召开启动会议
• 巡查设施和宿舍，如可行，则进行目视检查
• 按《文件请求单》（附表 5）审阅记录和文件
• 与员工进行单独访谈
• 与管理层召开总结会议总结调查结果
审计是设计用来帮助您识别工厂运行可以改善之领域的一套实情调查程序，以确保工厂符合所在国的法律要求和雅芳的《供应商行为准则》。
雅芳敦促所有供应商对工作场所的情况保持开放诚实的态度 – 在审计执行期间保持完全透明。
C. 报告：
在审计结束时，必维审计员和/或雅芳代表将与工厂管理层举行一次总结会议，对调查结构进行总结。调查结果将以《调查结果总结》文件的格式提交 – 将以本地语言提交一份给工厂管理层。雅芳预期工厂管理层在总结会议期间收到《调查结果总结》后即开始执行改。
监督考察的结果将通过综合报告的形式通报给雅芳，其中包括对所有发现的合规问题和在调查结果基础上做出的总评。总评描述如下：
绿色：总评为绿色表示完全合规。
黄色：在“次要风险”问题上没有符合要求时总评为黄色。必须在 15 天内提交一份填妥的《纠正行动计划》（附表 4），其中包括在 9 天内对所有问题的补救措施。
橙色：在“重大风险”上有任一要求未满足时总评为橙色。必须在 15 天内提交一份填妥的《纠正行动计划》。总评为橙色的设施需要在 9 天内进行后续考察以对问题补救进行评估。
红色：在“关键风险”上有任一要求未满足时总评为红色。必须在 15 天内提交一份填妥的《纠正行动计划》。总评为红色的设施需要在 6 天内进行后续考察以对问题补救进行评估。根据问题的严重性，评级为红色的设施可能会导致立即终止。
在审计完成后不会提供任何证书，审计也不会自动授予工厂以权利为任何其他品牌或零售商进行生产或令工厂具备任何行业协会或合作项目的成员身份。
D. 补救：
雅芳预期工厂管理层在总结会议期间收到《调查结果总结》后即开始执行整改。除《调查结果总结》文件外，供应商还将收到一份《纠正行动计划（CAP）报告》工厂预计应在监督考察日之后 15 天内用英文填写《纠正行动计划 (CAP) 》并返回，以回应所发现的所有合规问题。整改行动的时间表根据所发现问题的性质、严重性和普遍性而定。
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